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3.6.1
Budgetierung
3.6.1.1 Budgetierung im Rahmen
der Planung des Geschäftsjahr
Die
Eckwerte für die „erstmaligen“ Budgets ergeben sich zunächst aus
dem Leistungsverzeichnis bzw. aus der vertraglichen Bindung mit dem FMDL
(Kalkulationssheets). D.h. die folgenden Budgets in drei Bereichen sind
je Nutzer festzulegen.
·
FMDL Dienstleistungen
·
Investitionen (Planungs- und Beschaffungsprozess)
·
Betrieblichen Aufwand (Zusatzaufträge aus Havarien usw. und
Verbrauchskosten hinsichtlich Medieneinsatz (Wasser, Strom, Wärme,
…)
Die
entsprechenden Formulare der FMDB unterstützen den Benutzer bei der
Eingabe der Daten
Festlegung
der Budgets hinsichtlich der Nutzer und Prozesse
Die
Daten sind in der entsprechenden Maske in der Datenbank einzugeben und
somit zuzuordnen.
Kontrolle
und Genehmigung des Budgets
Die
FMDB liefert für Vorlage und Genehmigung der erstellten Budgets je
Nutzer. eine entsprechende Vorauswahlfiltermaske um die gewünschte
Übersicht zu erzeugen, bzw. um die erstellten Budgets zu visualisieren
und somit eine leichte Vorgefertigte Berichtsvorlage zu realisieren.
Die
folgende Darstellung gilt als beispielhafte Darstellung:
3.6.1.2 Zuordnung von
Kostenstellen zu Nutzern
In
diesem Formular werden Nutzer mit Bereichen und Unterbereichen in
Beziehung gesetzt und es erfolgt die eindeutige Zuordnung von
Kostenstellen zu Nutzern.
3.6.1.3
Zuordnung von Kostenarten zu Prozessen
Die
für alle Bereiche vorliegenden Kostenstellen müssen in einen Zusammenhang
zu den Prozessen und den gewünschten Kostenarten erhalten.
In
der Matrix wird (nicht formulargestützt, sondern durch direkte Eingabe in
die Datenbank) definiert, welche Kostenarten
bei welchen Prozessen zur
Auswahl stehen. Die hier getroffenen Festlegungen werden bei der Anlage
eines Auftrags (Auftragsbearbeitung)
verwendet, um die Anzahl der zur Auswahl stehenden Kostenarten
einzuschränken
3.6.1.4
Zuordnung von Prozessen zu Nutzern
In
dieser Matrix wird (nicht formulargestützt sondern durch direkte Eingabe in die
Datenbank) definiert, welche
Nutzer welche Prozesse in Anspruch nehmen. Die hier getroffenen
Festlegungen werden bei der Anlage eines Auftrags (Auftragsbearbeitung)verwendet.
Hinweis zur Bearbeitung in der FMDB: Dieser Zusammenhang, also Prozesszuordnung
zu den Nutzern wird für jedes Budgetjahr neu angelegt.
3.6.2
Verteilschlüssel
Um
eine direkte Weiterverteilung von Kosten zu ermöglichen, existieren
Kostenstellen mit definierten Verteilungsschlüsseln. Die Verteilungen
werden als Standardwert für alle Kostenarten oder differenziert nach Kostenarten
eingegeben und sind dementsprechend auswertbar. (In Auswertungen wird auf
den Standardwert zurückgegriffen, wenn für die Kostenart des Auftrags
kein Verteilungsschlüssel hinterlegt ist.)
In
der allgemeinen Datenadministration werden die Kostenstellen angelegt,
und zwar mit dem Merkmal „Kostenstelle mit
Verteilungsschlüssel“. In diesem und dem folgenden Formular wird
ausschließlich für diese Kostenstellen die Verteilung geplant
Hinweis zur Arbeit mit diesem
Teil der FMDB: Da sich durch geänderte
Servicelevel, oder Nutzeränderungen verschiedenster Art die Bedürfnisse
auch zur Kostenübernahme verändern können, sind die Verteilschlüssel,
also letztendlich die Verteilung der Kosten auf die einzelnen Nutzer
(bzw. feingliedriger bis zur entsprechenden Kostenstelle) jährlich
anzupassen.
Sollten während eines Jahres Änderungswünsche
zur veränderten Verteilung der Kosten auftreten, so sind Umbuchungen im
Auftragsmodul von einer Kostenstelle zur gewünschten Kostenstelle
vorzunehmen.
3.6.3
Controlling
3.6.3.1
prinzipielles Vorgehen
Monatlich
ist eine Budgetkontrolle durchzuführen. Die in der Planung des
Geschäftsjahres festgelegten Budgets (3.6.1 Budgetierung) werden mit den aufgelaufenen
tatsächlichen Kosten durch die Leistungserbringung des FMDL (Auftragsbearbeitung) gegenübergestellt. Die FMDB
unterstützt diesen Prozess mit entsprechenden Auswertungen bzw.
Ansichten.
3.6.3.2
Gegenüberstellung Budget / tatsächliche Kosten
Die
FMDB bietet diverse monatsweise Auswertemöglichkeiten je Nutzer und
Prozess. Die folgende Grafik zeigt die monatsweise Gegenüberstellung der
budgetierten Kosten und den tatsächlich aufgelaufenen Kosten je nach
Auswahl für einzelne Nutzer und entsprechendem Prozess.
3.6.4
Nebenkostenabrechnung
3.6.4.1 Filter
zur Auswahl
Die
Nebenkostenabrechnung ist je Nutzer, Kostenstelle und Kostenart zu
erstellen. In der entsprechenden Filtermaske der FMDB sind die
geforderten Auswertungen einzustellen. Dabei werden nur die Kosten je
Auftragsart automatisch berücksichtigt, die „fertig“
abgearbeitet und gebucht sind und sich somit im Bereich der History
befinden.
3.6.4.2 Ausdruck
Die
Ausdrucke sind entweder in Papierform und einmal digital als pdf-Dokument
herstellbar. Durch die FMDB wird der örtlich installierte Druckertreiber
angesprochen.
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