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3.4 Auftragsbearbeitung
Als
allgemeine Einführung sei an dieser Stelle die Gliederung der
Auftragsbearbeitung aufgeführt:
·
Auftragsdefinition (Bezeichnung, Festlegung von Prozess, Nutzer,
KST, KA, Auftragsart)
·
Belege Auftragsfreigabe (für Zusatz und investive Aufträge)
·
Reporting
·
Kostennachweis und Buchung
·
Auftragsabrechnung
Die
folgende Grafik zeigt den formalen Vorgang vom Eingang einer Meldung bis
hin zur Faktura:
3.4.1
Auftragdefinition
Der
FMDL nimmt im Auftragsmodul
a)
die Bearbeitung von Meldungen vor, d.h. er überträgt die
Meldedaten in Auftragsdaten und korrigiert dabei wenn nötig die Daten des
Melders
b)
er erzeugt Aufträge ohne eine vorher erzeugte Meldung.
Es
können verschiedene Arten von
Aufträgen eröffnet und bearbeitet werden. Zu jedem Auftrag gehört die
Zuordnung zu
einem Prozess
einem Nutzer
einer Kostenstelle
einer Kostenart
Auftragsarten:
Sammelaufträge werden immer dann erzeugt,
wenn pauschale Jahrespreise vereinbart sind und nach Ablauf eines Monats
für einen Prozess (z.B. Beteiligung an den Koordinationssitzungen, oder
Reinigungsdienste) ein zwölftes des Jahresangebotspreises verbucht werden
kann.
Der Auftrag in Pauschale
wird immer dann erzeugt, wenn Auftrage ausgeführt und dokumentiert
werden, welche preislich in der Pauschale enthalten sind und im Rahmen
der Pauschalisierung beliebig viele Einsätze verlangt werden können. Für
jeden erledigten Einsatz ist dann ein „Auftrag in Pauschale“
zu eröffnen.
Ein Zusatzauftrag
(betrieblich) wird immer dann erzeugt, wenn es sich um Zusätze (z.B. eine
Sonderreinigung, ein kleiner Umbau für eine Veranstaltung u. ä.) handelt,
die vom AG mit Visum freigegeben werden müssen.
Ein Investitionsauftrag
wird immer dann erzeugt, wenn es sich um eine Investition (z.B. im Rahmen
der Instandhaltung eine große Instandsetzungsinvestition u. ä.) handelt,
die vom AG mit Visum freigegeben werden müssen.
3.4.2 Belege Auftragsfreigabe
Je
nach Auftragsart sind vom AG Freigaben einzuholen:
Sammelaufträge
Keine
Freigaben notwendig
Auftrag
in Pauschale
Keine
Freigaben notwendig
Zusatzauftrag
(betrieblich)
Der
FMDL trägt die von der FMDB geforderten Daten für den Auftrag in die
Datenbank ein, gibt die voraussichtlichen Kosten dazu und beantragt beim
AG, mit dem ausdruckbaren Beleg aus der FMDB, die Freigabe.
Investitionsauftrag
Der
FMDL trägt die von der FMDB geforderten Daten für den Auftrag in die
Datenbank ein, gibt die voraussichtlichen Kosten dazu und beantragt beim
AG, mit dem ausdruckbaren Beleg aus der FMDB, die Freigabe.
3.4.3 Reporting
Für
alle Auftragsarten sind die Felder
Ergebnisart (Feld mit vordefinierter Auswahl) und
Ergebnis (freies Textfeld zur Aufnahme von wichtigen
Bemerkungen zum Ergebnis)
zu
füllen. Sie dienen der Zuordnung der Aufträge zu bestimmten Kategorien,
um ggf. bei einer zukünftigen Auswertung z.B. immer wiederkehrende
Ergebnisarten für bestimmte Anlagen aufdecken zu können.
3.4.4 Kostennachweis und
Buchung
Der
FMDL rapportiert seine Leistungen, indem er die in der FMDB vorgegebenen
Felder im Bereich Rapport
sorgfältig ausfüllt.
Für
die verschiedenen Auftragsarten gelten die folgenden Vorgehensweisen:
Sammelauftrag
Der FMDL
erzeugt je Nutzer, festgelegter Kostenstelle und Prozess einen
Sammelauftrag. Im Bereich „Kosten“
werden zu jedem Sammelauftrag die Kosten vom FMDL getrennt nach Arbeits-
und Materialaufwand aufgelistet. Auf Grund der monatlichen Abrechung wird
dann ein Zwölftel des Jahrespreises der vertraglichen Einigung in den
Kosten vom FMDL eingetragen. Die dazugehörigen Leistungsnachweise (z.B.
ausgehängte Belege der Reinigungstätig-keit aller WC Anlagen mit Visum)
sind dem entsprechenden Sammelbeleg beizulegen und werden beim FMDL
aufbewahrt.
Der
Auftrag wird vom FMDL „gebucht“, d.h. er wird vom FMDL mit
dem „anklicken“ der entsprechenden Taste „Buchung
ausführen“ in der FMDB aus dem Tool
„Auftragsabwicklung“ in das Tool „History“
verschoben.
Auftrag
in Pauschale
Dieser
Auftragsart sind keine Kosten hinterlegt, d.h. die Auftragsart dient u.
a. zur Dokumentation der Auftragsbearbeitung für eingegangene Meldungen.
Der
Auftrag wird vom FMDL „gebucht“, d.h. er wird vom FMDL mit
dem „anklicken“ der entsprechenden Taste „Buchung
ausführen“ in der FMDB aus dem Tool
„Auftragsabwicklung“ in das Tool „History“
verschoben.
Zusatzauftrag (betrieblich) Der FMDL
erzeugt je Nutzer und festgelegter Kostenstelle und Prozess einen Beleg.
Die dazugehörigen Leistungsnachweise (z.B. visierte Stundenzettel,
Abnahmebelege u.ä.) sind dem entsprechenden Beleg beizulegen und werden
beim FMDL aufbewahrt.
Der
Auftrag wird vom FMDL „gebucht“, d.h. er wird vom FMDL mit
dem „anklicken“ der entsprechenden Taste „Buchung
ausführen“ in der FMDB aus dem Tool
„Auftragsabwicklung“ in das Tool „History“
verschoben.
Investitionsauftrag
Der
FMDL erzeugt je Nutzer, Prozess und festgelegter Kostenstelle einen
Beleg. Die dazugehörigen Leistungsnachweise (z.B. visierte Stundenzettel,
Abnahmebelege u. ä.) sind dem entsprechenden Beleg beizulegen und werden
beim FMDL aufbewahrt.
Der
Auftrag wird vom FMDL „gebucht“, d.h. er wird vom FMDL mit
dem „anklicken“ der entsprechenden Taste „Buchung
ausführen“ in der FMDB aus dem Tool
„Auftragsabwicklung“ in das Tool „History“
verschoben.
3.4.5
Auftragsabrechnung
Zur
periodischen (in der Regel monatlich) Auftragsabrechnung legt der FMDL
folgende Dokumente vor, auf dessen Grundlage die Fakturierung erfolgt.
Rechnung
des FMDL
Die
Rechnung des FMDL enthält alle notwendigen Angaben (Datum,
Abrechnungsperiode, netto und Bruttosummen u. ä.) zur Fakturierung
Checkliste Die Nachweise der erbrachten
Leistungen sind in einer Liste aufzuführen und jeweils mit einem Visum
des FMDL zu bestätigen. Dies bedeutet, dass die Originalbelege (z.B.
ausgehängte Belege der Reinigungstätigkeit aller WC Anlagen mit Visum
nebst dazugehörigem Sammelauftrag) in geeigneter Weise beim FMDL
deponiert sind und jederzeit eingesehen werden können.
Nebenkostenabrechung (NK)
Die
NK ergibt sich aus der Funktionalität der FMDB. Die Fakturierung mit
Detail Nebenkostenabrechung pro Nutzer dient der Buchhaltung der
einzelnen Nutzern zur internen Abrechnung nach KST und KA
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